Bureautique

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Présentation

Bureautique, ensemble des équipements électroniques et mécaniques permettant de produire, de stocker, de dupliquer, de traiter ou de communiquer des informations, généralement dans l’univers professionnel des bureaux et des administrations. Ces systèmes sont aussi utilisés dans des cadres commerciaux, littéraires, militaires, etc.

La croissance des services dans l’économie depuis le xix^e siècle a stimulé l’innovation des techniques de documentation, de comptabilité, d'imprimerie et de télécommunications. À partir des années 1950, les progrès de l’informatique (électronique digitale et programmation) ont fait converger ces domaines et ont permis de produire des systèmes d’automatisation des tâches de bureau. L’intégration accrue de micro-circuits (« puces ») dans les équipements bureautiques a favorisé une production de masse à des prix de plus en plus accessibles et a estompé la frontière entre l’ordinateur et les autres équipements. Aujourd’hui, les machines à écrire, machines à dicter, télécopieurs, photocopieurs, calculatrices et équipements téléphoniques contiennent un microprocesseur et ne constituent parfois qu’une seule machine.

Désormais les ordinateurs, autonomes ou faisant partie d’un réseau, ainsi que les logiciels spécialisés prennent en charge des opérations telles que la transmission par télécopie, ou fax, la messagerie vocale et les télécommunications, qui étaient auparavant exécutées par des équipements distincts. En fait, l’ordinateur a quasiment pris la place des machines à écrire, des calculatrices et des techniques manuelles de comptabilité et est sur le point de prendre en charge la conception graphique, la planification de la production et la conception technique (voir conception et fabrication assistées par ordinateur).

Historiquement, ces appareils ont permis d’accroître la productivité dans le travail administratif, donc de rendre possible la croissance considérable des tâches de gestion et d’organisation dans les sociétés industrialisées, sans que le système ne s’étouffe complètement sous les flots d’informations qu’il produit.

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Préparation de documents

Les documents bureautiques (lettres, feuilles de calcul, mémos, factures, etc.) sont de plus en plus souvent des enregistrements électromagnétiques, qui peuvent être sauvegardés sur papier ou sous forme de codage électronique.

2.1

Machines à écrire

Utilisée depuis les années 1870, la machine à écrire manuelle a pratiquement disparu du bureau moderne. Elle a été remplacée par la machine à écrire électrique, puis par la machine à écrire électronique et, enfin, par la machine à traitement de texte dédié, ou l’ordinateur doté d'un logiciel de traitement de texte. La machine à écrire électrique utilise des caractères en métal moulés individuellement ou une boule rotative avec des caractères en relief qui frappent une feuille de papier à travers un ruban encré pour imprimer le caractère sur le papier. De nombreuses machines à écrire ont un ruban correcteur individuel, permettant à l’utilisateur d’effacer du texte.

Les machines à écrire électriques ont été supplantées par les machines à écrire électroniques dotées d’une mémoire interne capable de stocker du texte. Cette capacité de la mémoire permet ainsi à un utilisateur de produire diverses copies de la même lettre avec différentes adresses et formules de politesse. Un modèle hybride entre les machines à écrire électriques et les ordinateurs, à savoir les machines à écrire électroniques contenant un microprocesseur, permet de centrer automatiquement les titres, d’aligner les virgules décimales dans des tableaux numériques et de signaler les mots qui ne sont pas trouvés dans la mémoire du correcteur orthographique. La plupart des machines à écrire électroniques permettent également de visualiser le texte, grâce à l’utilisation d’un petit écran d’affichage à cristaux liquides, et de lui apporter des modifications avant de l’imprimer.

2.2

Traitements de texte

Au début des années 1980, les micro-ordinateurs spécialisés dans le traitement de texte se banalisèrent. Ces traitements de texte dédiés comportent de nombreuses fonctions d’édition qui facilitent la manipulation des textes, comme la possibilité d’insérer un nouveau texte à un endroit quelconque d’un document, de supprimer du texte, de« couper et coller » (déplacer des blocs de texte à un nouvel endroit) et de chercher ou de remplacer des zones de texte, ce qui permet aux utilisateurs d’apporter plusieurs modifications à un document sans devoir le ressaisir. Le logiciel de traitement de texte peut intégrer une fonction de composition et une fonction de mise en page, permettant à l’utilisateur de concevoir et de mettre en page électroniquement une page imprimée. Ces fonctions sont connues sous le nom de publication assistée par ordinateur (PAO).

Un document réalisé par traitement de texte peut être stocké sur disque magnétique ou sur un autre support en vue d’une utilisation ultérieure et peut être envoyé vers une imprimante pour obtenir un document sur papier.