Bureautique

2.3

Ordinateurs

Depuis la fin du xix^e siècle, les opérations financières et autres tâches de tenue d’archives numériques étaient exécutées manuellement ou par des machines comptables, des machines à facturer, des équipements mécanographiques et d’autres types d’appareils électromécaniques comptables. À partir des années 1950, ces machines furent peu à peu remplacées par des ordinateurs, machines à l’époque volumineuses, très coûteuses, nécessitant des opérateurs qualifiés et un système de régulation de la température pour empêcher la surchauffe des composants. De nos jours, l’utilisation des machines haut de gamme est limitée à de grandes organisations ayant d’énormes besoins en informatique. Le système de temps partagé, permettant à plusieurs sociétés d’utiliser simultanément le même ordinateur, a été mis en place afin de diviser le coût des équipements entre utilisateurs tout en maximisant l’utilisation de ces équipements.

Les gros ordinateurs avec terminaux distants, chacun équipé de son propre moniteur afin de permettre à plusieurs utilisateurs d’entrer des données simultanément, furent introduits à la fin des années 1960. Cependant, le développement du mini-ordinateur offrit une solution beaucoup moins onéreuse. La microélectronique a permis la fabrication de ces machines, de plus en plus petites, fiables et relativement peu coûteuses. Les mini-ordinateurs, dont les premiers ont d’abord été utilisés pour l’automation industrielle et le calcul au début des années 1960, ont ensuite été adaptés aux activités commerciales et administratives. Les terminaux reliés à l’unité centrale (appelée CPU) sont placés sous le contrôle direct de l’utilisateur individuel et non sous celui d'un personnel centralisé. Depuis la fin des années 1970, c’est le micro-ordinateur, ou ordinateur personnel (PC), qui a commencé à jouer le rôle principal dans la plupart des bureaux.

Les micro-ordinateurs de bureaux sont devenus de plus en plus abordables à la suite de la production massive de l’IBM PC (introduit en 1981) et de ses dérivés. Bien qu’il soit possible de fournir en pratique un PC à chaque employé, il est plus rentable pour les utilisateurs de PC de partager des fichiers et des périphériques tels que des imprimantes, des fax, des modems et des scanners. À la fin des années 1980 et au début des années 1990, beaucoup de sociétés ont entrepris des programmes permettant la liaison ou l’interconnexion en réseaux de plusieurs PC en un système unifié.

Le réseau local a été créé pour répondre aux besoins d’un système normalisé de connexion d’ordinateurs dans une entreprise. L’installation de câbles qui relient chaque ordinateur au réseau demeure la méthode de raccordement la plus courante, mais d’autres moyens sont en cours d’étude comme l’utilisation du rayonnement infrarouge, des ondes radioélectriques et, en tant que support conducteur, le câblage électrique d’un bâtiment. Lorsque les ordinateurs ne se trouvent pas physiquement à proximité, il est possible de réaliser un réseau distant par une liaison téléphonique, par faisceau hertzien ou par satellite.

L’interconnexion d’ordinateurs à un réseau nécessite un périphérique spécial, le modem. Le modem permet aux ordinateurs de communiquer par ligne téléphonique pour accéder à des bases de données, transmettre des fichiers, télécharger des logiciels, envoyer et recevoir du courrier électronique. La vitesse de transmission des premiers modems était relativement faible, environ 300 b/s (bits par seconde). Depuis la fin des années 1990, les modems usuels fonctionnent à des vitesses supérieures à 56 000 b/s et disposent de fonctions de contrôle d’erreurs et de compression des données.

Du texte imprimé peut être entré directement dans un ordinateur à l’aide d’un scanner. Le texte est lu par un logiciel de reconnaissance optique des caractères, qui convertit les documents en fichiers lisibles par l’ordinateur. Les scanners permettent d’entrer en mémoire un texte imprimé sans avoir à le retaper. Ils peuvent également être utilisés pour entrer des graphiques.

2.4

Machines à dicter

Les machines à dicter sont apparues à la fin du xix^e siècle. Elles utilisent aujourd’hui un microphone et un dispositif d’enregistrement / lecture pour mémoriser, sur bande magnétique ou sur tout autre support, les paroles qui seront transcrites par des opératrices. Cet équipement comprend généralement une commande actionnée par le pied, permettant aux opératrices d’arrêter, de faire reculer, d’avancer rapidement ou de lire un enregistrement tout en gardant les mains libres pour taper à la machine.

3

Reproduction et mémorisation de documents

Les machines bureautiques destinées à la reproduction de documents grandeur nature peuvent être divisées en deux groupes : les copieurs conçus pour faire une ou plusieurs reproductions et les duplicateurs permettant de faire de nombreuses copies. Les entreprises et les administrations stockent encore des documents papier dans différents types de classeurs, mais une grande partie du stockage actuel s’effectue électroniquement ou sur film.

3.1

Copieurs et imprimantes

La plupart des copieurs modernes sont des appareils électrostatiques dans lesquels les images des documents sont créées à l’aide de charges électriques et de particules d’encre en poudre. Dans le procédé électrophotographique (voir techniques d'impression), la méthode de photocopie la plus courante, l’image d’une page imprimée, reflétée par un miroir, est dirigée électrostatiquement vers un cylindre métallique à partir duquel elle est transférée sur une feuille de papier ordinaire. Les copieurs ont des vitesses allant de quelques pages par minute à plus d’une page et demie par seconde. Les appareils évolués sont équipés de chargeurs, d’interclasseuses et d’agrafeuses automatiques. Certaines machines copient automatiquement les deux côtés d’un document, agrandissent ou réduisent l’image et reproduisent des documents en couleurs.

À la place du procédé électrostatique, certains duplicateurs utilisent la lithographie offset, où un original spécialement préparé permet de produire plusieurs copies. L’impression offset qui utilise de petites presses est le dispositif d’impression le plus souvent utilisé dans les bureaux modernes, habituellement dans les grandes organisations disposant d’un service d'impression central avec un personnel qualifié.

Les autres procédés de copie et de duplication, autrefois courants, conservent un rôle très limité dans les bureaux actuels, mais se rencontrent encore dans des institutions comme les écoles. En reproduction hectographique, un original portant les images formées par la teinture de carbone est humidifié avec une solution alcoolisée, ce qui provoque la dissolution d’une partie de la teinture qui est ensuite déposée sur une feuille de papier. Ce procédé est répété rapidement pour imprimer plusieurs copies. Un texte miméographié est établi sur un stencil, qui est un matériau fibreux perméable à l’encre et non perforable, rempli d’une substance perforable et imperméable à l’encre. Ce stencil, qui supporte le texte original, est monté sur un cylindre qui force l’encre à se déposer sur le papier. La diazocopie, qui utilise du papier sensible à l’ammoniaque, est encore utilisée dans les bureaux d’études et les cabinets d’architectes pour reproduire des graphiques à une échelle ne pouvant tenir que sur de grandes feuilles de papier.

3.2

Imprimantes d’ordinateurs

Parmi les premières imprimantes utilisées par les PC dans les bureaux figuraient des imprimantes à marguerites et des imprimantes à boules, ainsi appelées en raison de la forme de leurs organes d’impression. Bien qu’offrant une qualité d’impression comparable à celle d'une machine à écrire, elles étaient lentes et ne pouvaient imprimer que du texte et non des graphiques. Elles furent supplantées dans la plupart des bureaux par les imprimantes matricielles, les imprimantes à jet d’encre et les imprimantes laser. L’imprimante matricielle peut avoir une tête d’impression de 9 ou de 24 aiguilles. Les aiguilles frappent le papier à travers un ruban, créant ainsi des motifs de points ayant la forme de lettres et de chiffres dans plusieurs polices et plusieurs tailles de caractères. L’imprimante à jet d'encre, plus perfectionnée que l’imprimante matricielle, offre à la fois une haute résolution (plus la résolution est haute, plus la qualité d’impression est correcte) et un fonctionnement silencieux. L’imprimante laser est encore plus évoluée. D’une technologie similaire à celle d’un photocopieur, elle présente beaucoup d’avantages : une grande vitesse, une haute résolution de 300 points ou plus par pouce, la possibilité de reproduire des graphiques complexes et un fonctionnement silencieux. Toutes ces qualités la rendent, en fait, indispensable à la publication assistée par ordinateur.