Bureautique

3.3

Microfilm et microfiche

Bien que les documents créés par ordinateur soient généralement stockés sur bandes ou disques magnétiques, ils peuvent également être stockés sur microfilm ou sur microfiche. L’espace requis pour le stockage des documents est ainsi diminué, tandis que la manipulation et la recherche se trouvent simplifiées par l’utilisation d’un équipement microfilm qui réduit photographiquement les images, produisant ainsi des transparents miniatures qui peuvent être grossis afin d'être visualisés ou imprimés.

4

Communications

Avec le fax, précurseur du courrier électronique, les parties sombres et claires d’un texte ou d'un graphique sont numérisées ou converties en une série d’impulsions électriques correspondant à un code numérique. Au niveau de la partie réceptrice de l’appareil, le signal entrant est reconstitué pour reproduire un fac-similé des informations transmises. Certains types de fax spécifiques peuvent transmettre des images microfilm en vue d’une reconstitution sur microfilm ou papier.

Le système d’échange direct par téléscripteur (Télex) constitue un exemple de courrier électronique. Il est couramment utilisé pour la transmission internationale de messages. Un message est saisi sur un terminal équipé d’un clavier en vue d’être transmis, via un réseau de lignes télégraphiques, vers un récepteur compatible qui imprime le message sur papier. La présence d’un opérateur près du récepteur n’est pas nécessaire. Certains traitements de texte permettent également de préparer des messages à transmettre vers des terminaux spécifiques ou vers d'autres traitements de texte. Les systèmes de messagerie informatisée sont une alternative aux communications téléphoniques ou aux notes de service classiques entre les bureaux.

4.1

Messagerie électronique

La messagerie électronique est devenue un élément clé des réseaux de communications de la plupart des bureaux modernes. Données et messages peuvent être transmis d’un ordinateur à un autre au moyen de lignes téléphoniques, de liaisons hertziennes, de satellites de communications ou d’autres équipements de télécommunications. Le même message peut être envoyé à un certain nombre d’adresses différentes. Le courrier électronique est envoyé via le réseau local d’une société ou bien à travers un réseau de communications à l’échelle nationale ou mondiale. Les services de messagerie électronique utilisent un ordinateur central pour stocker les messages et les données avant de les acheminer vers leur destination. En s’abonnant à un réseau public de messagerie électronique, un utilisateur de PC a besoin uniquement de disposer d’un modem et d’un téléphone pour envoyer et recevoir des messages écrits ou vocaux. En raison de l’énorme volume de courrier électronique qui circule, des systèmes de sélection de courrier ont été mis au point pour les utilisateurs individuels.

Un type spécialisé de système de messagerie électronique, la messagerie vocale, est une technologie informatisée relativement simple permettant d’enregistrer, de stocker, d’extraire et de transmettre des messages téléphoniques. Elle est appelée messagerie vocale ou audiomessagerie car les messages sont oraux et sont laissés dans une « boîte vocale ». Le téléphone joue le rôle d’un terminal d'ordinateur mais, au lieu de présenter les informations sur un écran, il les lit via une ligne téléphonique en utilisant un lexique vocal préenregistré. Les systèmes sont construits autour de circuits intégrés et de logiciels spécialement conçus qui convertissent la voix humaine en bits de codes numériques. Ces voix numérisées sont stockées sur des disques magnétiques, dont elles peuvent être extraites instantanément. Plusieurs options sont proposées aux appelants et les messages qu’ils sélectionnent sont lus. Ils peuvent laisser des messages dans des « boîtes vocales » ou bien accéder à d’importantes bases de données informatisées.

4.2

Télétravail

Les liaisons électroniques entre les employés d’une organisation peuvent s’étendre, au-delà du bâtiment, jusqu’aux personnes se trouvant à leur domicile ou dans d’autres bureaux éloignés. Cette possibilité favorise le télétravail. En 1991, environ 5,5 millions d’employés américains ont travaillé au moins à mi-temps en dehors de leur bureau principal, soit une augmentation de 38 p. 100 par rapport à 1990. Les cadres et les techniciens sont les principaux acteurs de cette tendance. Les premiers rapports font état d’une productivité accrue chez ces individus, qui ne perdent plus des heures en transport entre leur domicile et leur bureau. C’est pourquoi une augmentation future du télétravail semble très plausible.

5

Autres progrès en automatique

Bien que certains appareils uniquement mécaniques soient encore utilisés, la plupart des machines contiennent des composants électroniques. Parmi ces appareils, on trouve des équipements de traitement du courrier (machines à affranchir, pèse-lettres, ouvre-lettres, machines à plier les lettres et à les mettre sous enveloppe) ; machines d’adressage automatique, systèmes de téléappel, massicots, relieuses et agrafeuses ; enregistreurs de temps et trieuses de pièces, appareils à compter, machines d’emballage et appareils de traitement de la monnaie.

Les calculatrices électroniques, portatives et de bureau, ont pratiquement remplacé les anciennes additionneuses strictement mécaniques. Les calculatrices électroniques sont construites autour d’une unité centrale de calcul et comprennent un écran, souvent un affichage à cristaux liquides, un clavier et, pour certains modèles, une fonction d’impression sur papier. Les calculatrices conçues en vue de calculs statistiques, techniques et scientifiques sont programmables pour effectuer automatiquement des suites d’opérations mathématiques.

L’informatisation des machines automatisées est très répandue dans les domaines du commerce et de la science. Dès la fin des années 1980, des machines de livraison du courrier entièrement automatisées ont été utilisées dans les grands bureaux. Les premiers robots utilisaient simultanément plusieurs systèmes de capteurs : caméras vidéo, capteurs des ultrasons et capteurs des rayons infrarouges. Certains robots sont guidés par des fils magnétiques encastrés dans le sol. D’autres se déplacent sur une distance d'environ 30 m le long d’un chemin-guide pratiquement invisible, peint sur le sol et parsemé de capteurs photoélectriques. Les arrêts et les changements de directions des robots sont codés dans le chemin-guide. Cette nouvelle technologie augmente la fréquence de livraison du courrier et élimine la plupart des besoins de collecte centrale et de redistribution.