2.

Préparation de documents

Les documents bureautiques (lettres, feuilles de calcul, mémos, factures, etc.) sont de plus en plus souvent des enregistrements électromagnétiques, qui peuvent être sauvegardés sur papier ou sous forme de codage électronique.

1.

Machines à écrire

Utilisée depuis les années 1870, la machine à écrire manuelle a pratiquement disparu du bureau moderne. Elle a été remplacée par la machine à écrire électrique, puis par la machine à écrire électronique et, enfin, par la machine à traitement de texte dédié, ou l’ordinateur doté d'un logiciel de traitement de texte. La machine à écrire électrique utilise des caractères en métal moulés individuellement ou une boule rotative avec des caractères en relief qui frappent une feuille de papier à travers un ruban encré pour imprimer le caractère sur le papier. De nombreuses machines à écrire ont un ruban correcteur individuel, permettant à l’utilisateur d’effacer du texte.

Les machines à écrire électriques ont été supplantées par les machines à écrire électroniques dotées d’une mémoire interne capable de stocker du texte. Cette capacité de la mémoire permet ainsi à un utilisateur de produire diverses copies de la même lettre avec différentes adresses et formules de politesse. Un modèle hybride entre les machines à écrire électriques et les ordinateurs, à savoir les machines à écrire électroniques contenant un microprocesseur, permet de centrer automatiquement les titres, d’aligner les virgules décimales dans des tableaux numériques et de signaler les mots qui ne sont pas trouvés dans la mémoire du correcteur orthographique. La plupart des machines à écrire électroniques permettent également de visualiser le texte, grâce à l’utilisation d’un petit écran d’affichage à cristaux liquides, et de lui apporter des modifications avant de l’imprimer.

2.

Traitements de texte

Au début des années 1980, les micro-ordinateurs spécialisés dans le traitement de texte se banalisèrent. Ces traitements de texte dédiés comportent de nombreuses fonctions d’édition qui facilitent la manipulation des textes, comme la possibilité d’insérer un nouveau texte à un endroit quelconque d’un document, de supprimer du texte, de« couper et coller » (déplacer des blocs de texte à un nouvel endroit) et de chercher ou de remplacer des zones de texte, ce qui permet aux utilisateurs d’apporter plusieurs modifications à un document sans devoir le ressaisir. Le logiciel de traitement de texte peut intégrer une fonction de composition et une fonction de mise en page, permettant à l’utilisateur de concevoir et de mettre en page électroniquement une page imprimée. Ces fonctions sont connues sous le nom de publication assistée par ordinateur (PAO).

Un document réalisé par traitement de texte peut être stocké sur disque magnétique ou sur un autre support en vue d’une utilisation ultérieure et peut être envoyé vers une imprimante pour obtenir un document sur papier.

3.

Ordinateurs

Depuis la fin du xix^e siècle, les opérations financières et autres tâches de tenue d’archives numériques étaient exécutées manuellement ou par des machines comptables, des machines à facturer, des équipements mécanographiques et d’autres types d’appareils électromécaniques comptables. À partir des années 1950, ces machines furent peu à peu remplacées par des ordinateurs, machines à l’époque volumineuses, très coûteuses, nécessitant des opérateurs qualifiés et un système de régulation de la température pour empêcher la surchauffe des composants. De nos jours, l’utilisation des machines haut de gamme est limitée à de grandes organisations ayant d’énormes besoins en informatique. Le système de temps partagé, permettant à plusieurs sociétés d’utiliser simultanément le même ordinateur, a été mis en place afin de diviser le coût des équipements entre utilisateurs tout en maximisant l’utilisation de ces équipements.

Les gros ordinateurs avec terminaux distants, chacun équipé de son propre moniteur afin de permettre à plusieurs utilisateurs d’entrer des données simultanément, furent introduits à la fin des années 1960. Cependant, le développement du mini-ordinateur offrit une solution beaucoup moins onéreuse. La microélectronique a permis la fabrication de ces machines, de plus en plus petites, fiables et relativement peu coûteuses. Les mini-ordinateurs, dont les premiers ont d’abord été utilisés pour l’automation industrielle et le calcul au début des années 1960, ont ensuite été adaptés aux activités commerciales et administratives. Les terminaux reliés à l’unité centrale (appelée CPU) sont placés sous le contrôle direct de l’utilisateur individuel et non sous celui d'un personnel centralisé. Depuis la fin des années 1970, c’est le micro-ordinateur, ou ordinateur personnel (PC), qui a commencé à jouer le rôle principal dans la plupart des bureaux.

Les micro-ordinateurs de bureaux sont devenus de plus en plus abordables à la suite de la production massive de l’IBM PC (introduit en 1981) et de ses dérivés. Bien qu’il soit possible de fournir en pratique un PC à chaque employé, il est plus rentable pour les utilisateurs de PC de partager des fichiers et des périphériques tels que des imprimantes, des fax, des modems et des scanners. À la fin des années 1980 et au début des années 1990, beaucoup de sociétés ont entrepris des programmes permettant la liaison ou l’interconnexion en réseaux de plusieurs PC en un système unifié.

Le réseau local a été créé pour répondre aux besoins d’un système normalisé de connexion d’ordinateurs dans une entreprise. L’installation de câbles qui relient chaque ordinateur au réseau demeure la méthode de raccordement la plus courante, mais d’autres moyens sont en cours d’étude comme l’utilisation du rayonnement infrarouge, des ondes radioélectriques et, en tant que support conducteur, le câblage électrique d’un bâtiment. Lorsque les ordinateurs ne se trouvent pas physiquement à proximité, il est possible de réaliser un réseau distant par une liaison téléphonique, par faisceau hertzien ou par satellite.

L’interconnexion d’ordinateurs à un réseau nécessite un périphérique spécial, le modem. Le modem permet aux ordinateurs de communiquer par ligne téléphonique pour accéder à des bases de données, transmettre des fichiers, télécharger des logiciels, envoyer et recevoir du courrier électronique. La vitesse de transmission des premiers modems était relativement faible, environ 300 b/s (bits par seconde). Depuis la fin des années 1990, les modems usuels fonctionnent à des vitesses supérieures à 56 000 b/s et disposent de fonctions de contrôle d’erreurs et de compression des données.

Du texte imprimé peut être entré directement dans un ordinateur à l’aide d’un scanner. Le texte est lu par un logiciel de reconnaissance optique des caractères, qui convertit les documents en fichiers lisibles par l’ordinateur. Les scanners permettent d’entrer en mémoire un texte imprimé sans avoir à le retaper. Ils peuvent également être utilisés pour entrer des graphiques.

4.

Machines à dicter

Les machines à dicter sont apparues à la fin du xix^e siècle. Elles utilisent aujourd’hui un microphone et un dispositif d’enregistrement / lecture pour mémoriser, sur bande magnétique ou sur tout autre support, les paroles qui seront transcrites par des opératrices. Cet équipement comprend généralement une commande actionnée par le pied, permettant aux opératrices d’arrêter, de faire reculer, d’avancer rapidement ou de lire un enregistrement tout en gardant les mains libres pour taper à la machine.